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2012年河北會計從業(yè)資格《會計基礎(chǔ)》輔導(dǎo)講義(31)

來源:本站原創(chuàng) 更新:2012/10/17 會計論壇

2012河北會計從業(yè)資格《會計基礎(chǔ)》輔導(dǎo)講義(31)

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第二節(jié) 會計檔案保管

一、會計檔案的歸檔

根據(jù)《會計檔案管理辦法》,各單位當(dāng)年形成的會計檔案,應(yīng)由會計機構(gòu)按照歸檔的要求,負責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。

當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。期滿之后,應(yīng)由財務(wù)會計部門編制移交清冊,移交本單位的檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管,但出納人員不得兼管會計檔案。

移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝,一般不得拆封。個別需要拆封重新整理的,檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。

二、會計檔案的保管期限

會計檔案的重要程度不同,其保管期限也有所不同。

各種會計檔案的保管期限,根據(jù)其特點,分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管,不可以銷毀的檔案;定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照表9-1和表9-2所列期限執(zhí)行,表中會計保管期限為最低保管期限。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

《會計檔案管理辦法》規(guī)定了我國企業(yè)和其他組織、預(yù)算單位等會計檔案的保管期限,該辦法規(guī)定的會計檔案的保管期限為最低保管期限,具體可以分為:

1.需要永久保存的會計檔案有:會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、年度財務(wù)報告、財政總預(yù)算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(決算)。

2.保管期限為25年的會計檔案有:現(xiàn)金和銀行存款日記賬、稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬。

3.保管期限為15年的會計檔案有:會計憑證類;總賬、明細賬、日記賬(不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬)和輔助賬簿;會計移交清冊;行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證;各種完稅憑證和繳、退庫憑證;財政總預(yù)算撥款憑證及其他會計憑證;農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證。

4.保管期限為10年的會計檔案有:國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證;各收入機關(guān)編送的報表;財政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設(shè)、撥貸款年報;稅收會計報表(包括票證報表)。

5.保管期限為5年的會計檔案有:固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年;銀行存款余額調(diào)節(jié)表;銀行對賬單;財政總預(yù)算會計月、季度報表;行政單位和事業(yè)單位會計月、季度報表。

6.保管期限為3年的會計檔案有:月、季度財務(wù)報告;財政總預(yù)算會計旬報。

表9-1、表9-2為《會計檔案管理辦法》規(guī)定的各類會計檔案的保管期限。

單位和其他組織會計檔案保管期限表

序號

檔案名稱

保管期限

備注

會計憑證類

1

原始憑證

15年

2

記賬憑證

15年

3

匯總憑證

15年

會計賬簿類

4

總賬

15年

包括日記總賬

5

明細賬

15年

6

日記賬

15年

現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年

7

固定資產(chǎn)卡片

固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年

8

輔助賬簿

15年

財務(wù)會計報告類

包括各級主管部門匯總財務(wù)報告

9

月度、季度財務(wù)會計報告

3年

包括文字分析

10

年度財務(wù)會計報告(決算)

永久

包括文字分析

其它類

11

會計移交清冊

15年

12

會計檔案保管清冊

永久

13

會計檔案銷毀清冊

永久

14

銀行存款余額調(diào)節(jié)表

5年

15

銀行對賬單

5年


表9-2 財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表

檔案名稱保管期限備注財政總預(yù)算行政單位事業(yè)單位稅收會計一會計憑證類 1國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證10年10年 2各收入機關(guān)編送的報表10年 3行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證15年包括:原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表 4各種完稅憑證和繳、退庫憑證15年繳款書存根聯(lián)在銷號后保管2年 5財政總預(yù)算撥款憑證及其他會計憑證15年包括:撥款憑證和其他會計憑證 6農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證15年二會計賬簿類 7日記賬15年15年 8總賬15年15年15年 9稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬25年 10明細分類、分戶賬或登記簿15年15年15年 11現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬25年25年 12行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)明細賬(卡片)行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年三財務(wù)報告類 13財政總決算永久 14行政單位和事業(yè)單位決算10年永久 15稅收年報(決算)10年永久 16國家金庫年報(決算)10年 17基本建設(shè)撥、貸款年報(決算)10年 18財政總預(yù)算會計旬報3年所屬單位報送的保管2年 19財政總預(yù)算會計月、季度報表5年所屬單位報送的保管2年 20行政單位和事業(yè)單位會計月、季度報表5年所屬單位報送的保管2年 21稅收會計報表(包括票證報表)10年電報保管1年,所屬稅務(wù)單位報送的保管3年四其他類 22會計移交清冊15年15年15年 23會計檔案保管清冊永久永久永久 24會計檔案銷毀清冊永久永久永久


注:稅務(wù)機關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費會計檔案保管期限www.med126.com,按行政單位會計檔案保管期限規(guī)定辦理。
三、會計檔案的查閱和復(fù)制和交接

(一)會計檔案的查閱和復(fù)制

各單位應(yīng)建立健全會計檔案的查閱、復(fù)制登記制度。各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封或抽換。借出的會計檔案,會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回,并辦理注銷借閱手續(xù)。

(二)會計檔案的交接

1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。

2.單位分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。

3.單位分立后原單位解散的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后,由其中一方代管或移交檔案館代管,各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。

4.單位分立中未結(jié)清的會計事項,所涉及的原始憑證應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

5.單位因業(yè)務(wù)移交其他單位所涉及的會計檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案,對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

6.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

7.建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

8.單位之間交接會計檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

9.交接會計檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的單位負責(zé)人負責(zé)監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

10.我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)(簡稱境外單位)的會計檔案,應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案管理辦法》和有關(guān)規(guī)定進行管理。


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