蘭衛(wèi)法發(fā)〔2013〕287號
各縣、區(qū)衛(wèi)生局，蘭州新區(qū)衛(wèi)生局，市衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所：
現(xiàn)將《蘭州市衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案管理基本要求》印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。
蘭州市衛(wèi)生局
2013年6月20日
蘭州市衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案管理基本要求
衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案管理是衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管服務(wù)工作的重要內(nèi)容，為加強和規(guī)范衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案管理，做好相關(guān)檔案資料的立卷歸檔和利用服務(wù)工作，進一步促進衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，結(jié)合我市實際，特制定蘭州市衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案管理基本要求。
一、歸檔范圍
衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案資料是衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管服務(wù)工作真實具體的原始性記錄，凡在衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管服務(wù)工作中形成的具有保存價值的文件材料及相關(guān)的圖表、聲像、電子文件等各種載體均需歸檔。
二、檔案管理職責(zé)
衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管員負責(zé)本站衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案資料的收集、整理、立卷、保管、移交工作。按照檔案管理基本要求進行分類歸檔，集中統(tǒng)一管理，確保各項檔案資料都能及時、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地歸檔保存。
三、檔案分類及內(nèi)容
（一)檔案分類：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案資料應(yīng)按上級文件、計劃總結(jié)、會議記錄、投訴舉報、轉(zhuǎn)交案件、宣傳培訓(xùn)、年度報表、被監(jiān)督單位本底資料、管理相對人監(jiān)督檔案等項目進行分類歸檔。
（二)檔案內(nèi)容：
1.上級文件：上級衛(wèi)生行政部門和衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)下發(fā)的文件。
2.計劃總結(jié)：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管站年度工作計劃、總結(jié)、情況匯報、檢查安排、其他專項工作小結(jié)及圖片資料等。
3.會議記錄：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管站召開或參加的各類工作會議記錄。
4.投訴舉報：群眾投訴舉報的受理和查處結(jié)果記錄。
5.轉(zhuǎn)交案件：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管站向縣區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)轉(zhuǎn)交案件的信息登記以及處理結(jié)果。
6.宣傳培訓(xùn)：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管站開展衛(wèi)生法律法規(guī)宣傳活動的計劃、總結(jié)、宣傳資料，工作記錄及圖片影像資料；參加市、縣區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)組織的培訓(xùn)活動課件、學(xué)習(xí)筆記，衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管站對衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管員及信息員開展協(xié)管業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動的計劃、通知、課件、簽到冊、試卷及圖片資料等。
7.年度報表：每年給上級衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)報送的衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管工作信息匯總表及基層簡報。
8.被監(jiān)督單位本底資料：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管轄區(qū)單位名冊明細。
9.管理相對人監(jiān)督檔案：按照職業(yè)衛(wèi)生、公共場所衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生、飲用水衛(wèi)生、放射衛(wèi)生和醫(yī)療機構(gòu)六種類別進行劃分，并做到一戶一檔。每戶管理相對人監(jiān)督檔案中應(yīng)包含：被監(jiān)督單位基本信息、經(jīng)常性衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管巡查情況,舉報投訴及案件查處情況,從業(yè)人員衛(wèi)生知識培訓(xùn)與健康檢查情況等（見附件3)。
四、檔案管理基本要求
（一)立卷歸檔要求
衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案管理應(yīng)遵循文件資料的形成規(guī)律和特點，區(qū)別不同價值，以有利于保持有機聯(lián)系、有利于保管、便于利用為原則，進行整理、立卷、歸檔。
1.檔案要求以衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管站為單位使用統(tǒng)一的檔案盒（袋)和檔案封面。
2.檔案盒封面統(tǒng)一貼印橫標(biāo)簽，標(biāo)簽使用黑體字電腦打印，檔案側(cè)面有同樣字體的豎標(biāo)簽（見附件1)。
3.檔案案卷由“卷盒（袋)—卷內(nèi)目錄—檔案材料—封底”組成。
4.歸檔的文字材料一律用A4 紙制作。可用藍黑或黑色簽字筆書寫，也可打印。要求字跡工整清晰、頁面整潔、不得涂改、勾劃，對破損的文字材料應(yīng)托裱、復(fù)制或做其他技術(shù)處理。
5.歸檔的影像視聽資料要附上必要的文字說明。
6.管理相對人監(jiān)督檔案應(yīng)按照蘭州市衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管被監(jiān)督單位檔案目錄（見附件3)的內(nèi)容要求收集相關(guān)資料，進行分類整理、統(tǒng)一制作封面及編寫卷內(nèi)目錄（見附件2、3)后歸檔保存，并建立相應(yīng)的電子文件目錄（按Excel格式填寫)。
7.各類衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管服務(wù)工作記錄，自記錄形成之日起五個工作日內(nèi)歸檔保存，年度工作資料應(yīng)按規(guī)定在年度工作結(jié)束后形成卷宗。
8.隨文件材料產(chǎn)生的電子檔案，按照紙制文件及其電子版本同步整理的規(guī)范要求，及時整理、立卷。
（二)檔案保管
1.所有檔案必須專柜存放，入框上架，科學(xué)排列，便于查找。
2.認真做好文件檔案防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防陽光直射的“八防”工作，要定期檢查、核對檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時報告、處理，確保文件檔案資料的完整與安全。
3.衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管員應(yīng)加強檔案保密管理，遵守保密原則及制度，嚴禁將檔案內(nèi)容向無關(guān)人員擴散。非因工作需要，他人不得查閱及借閱衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案。
