關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)衛(wèi)生科技檔案管理工作的意見(jiàn)(黑衛(wèi)辦發(fā)〔2009〕81號(hào))

廳直屬（管)單位：

為加強(qiáng)衛(wèi)生科技檔案管理工作，使其更好地為我省科技發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《黑龍江省檔案局關(guān)于加強(qiáng)全省衛(wèi)生系統(tǒng)科技檔案管理工作的意見(jiàn)》（黑檔發(fā)〔2009〕5號(hào))，結(jié)合衛(wèi)生工作實(shí)際，提出如下意見(jiàn)：

衛(wèi)生科技檔案是在醫(yī)療衛(wèi)生科技活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。衛(wèi)生科技檔案工作是衛(wèi)生醫(yī)療單位工作的重要組成部分，是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。加強(qiáng)衛(wèi)生科技檔案管理，對(duì)于保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和著作權(quán)、維護(hù)衛(wèi)生科技合法權(quán)益等具有十分重要的意義。各單位檔案管理部門(mén)要高度重視衛(wèi)生科技檔案管理工作，本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想的態(tài)度，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和使命感。

（一)完善檔案工作制度。

各單位要根據(jù)國(guó)家、省檔案管理部門(mén)和省衛(wèi)生廳的有關(guān)要求，結(jié)合本單位實(shí)際情況，建立和逐步完善檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用、銷(xiāo)毀、歸檔和檔案移交等工作制度，保證檔案工作規(guī)范有序地開(kāi)展。要把檔案工作納入單位分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員及相關(guān)人員崗位責(zé)任制，采取切實(shí)有效的措施，保證各項(xiàng)制度的落實(shí)。

（二)加強(qiáng)文件材料收集。

文件材料收集是開(kāi)展檔案工作的第一環(huán)節(jié)，也是檔案工作最重要的環(huán)節(jié)。要按照上級(jí)部門(mén)的要求，結(jié)合本單位實(shí)際，編制和進(jìn)一步完善文件材料歸檔范圍，可根據(jù)實(shí)際工作需要對(duì)文件材料歸檔范圍做適當(dāng)調(diào)整。根據(jù)文件材料歸檔范圍的規(guī)定，加大收集工作力度，使應(yīng)歸檔文件材料及時(shí)歸檔，并做到完整、準(zhǔn)確，系統(tǒng)。任何部門(mén)或個(gè)人不得將檔案資料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

（三)搞好文件材料整理。

文件材料整理要按有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行�？偟囊�求是：文件材料分類(lèi)科學(xué)，組卷合理，遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，體現(xiàn)本單位工作特點(diǎn)。科研項(xiàng)目和基建項(xiàng)目檔案要體現(xiàn)成套性的特點(diǎn)，便于保管和利用。文件材料整理后，按規(guī)定將檔案移交給本單位檔案部門(mén)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

科研項(xiàng)目文件材料的整理按照科研項(xiàng)目研究各階段進(jìn)行；醫(yī)療醫(yī)藥文件材料的整理應(yīng)按照衛(wèi)生部《醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》和《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》進(jìn)行；設(shè)計(jì)、工藝、產(chǎn)品、設(shè)備儀器文件材料的整理應(yīng)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-89)進(jìn)行；聲像檔案的整理應(yīng)按照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA / 15 - 1995)進(jìn)行；照片檔案整理應(yīng)按照《照片檔案管理規(guī)范》（GBT11821-2002)進(jìn)行；縮微膠片(平片<含窗孔卡>、卷片)的質(zhì)量應(yīng)符合縮微技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；電子文件的整理應(yīng)按照《電子公文歸檔管理暫行辦法》進(jìn)行。

（四)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。

各單位要把檔案信息化建設(shè)作為單位信息化建設(shè)的重要組成部分，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)與單位信息化建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案信息化建設(shè)要以檔案管理現(xiàn)代化為基礎(chǔ)，以檔案信息數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與單位信息系統(tǒng)有效銜接，便于檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用。一是做好電子文件的歸檔。信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像等電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體電子文件及數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)的歸檔范圍可根據(jù)需要確定。二是應(yīng)根據(jù)本單位檔案保管和利用的實(shí)際需要，逐步對(duì)非電子檔案實(shí)施數(shù)字化。掃描后的圖像文件應(yīng)與紙質(zhì)或照片檔案檔號(hào)對(duì)應(yīng)。數(shù)字化生成的電子文件應(yīng)與聲像檔案檔號(hào)對(duì)應(yīng)。具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子公文，為保證其真實(shí)性、完整性和有效性，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)公文或縮微品。紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，不得銷(xiāo)毀。三是建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)。檔案部門(mén)要為各項(xiàng)工作提供便利快捷的檔案信息網(wǎng)上查詢(xún)服務(wù)。 

（五)提高檔案利用服務(wù)水平。

檔案管理部門(mén)要最大限度地整合和開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為單位各項(xiàng)工作服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)作為永恒的主題，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，加大服務(wù)工作力度，提高服務(wù)水平。檔案信息開(kāi)發(fā)利用要重點(diǎn)做好四項(xiàng)工作。一是建立和健全檔案檢索工具，提高檔案信息查準(zhǔn)率和查全率，滿(mǎn)足傳統(tǒng)（紙質(zhì))檔案提供利用需要。二是建好文件和案卷級(jí)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，為網(wǎng)上查詢(xún)提供方便快捷的服務(wù)。三是根據(jù)本單位實(shí)際需要，創(chuàng)新檔案編研方式方法，積極開(kāi)展編研工作，通過(guò)編研進(jìn)行檔案信息資源整合和深度開(kāi)發(fā)利用。檔案信息開(kāi)發(fā)利用，要按照有關(guān)規(guī)定，采取措施，既保證提供利用又要防止泄密。四是對(duì)檔案利用效果跟蹤問(wèn)效，通過(guò)利用效果反饋，研究和分析檔案的利用規(guī)律，不斷改進(jìn)和創(chuàng)新服務(wù)方式方法，推動(dòng)檔案工作的深入開(kāi)展。

（六)檔案資料銷(xiāo)毀。對(duì)超過(guò)保管期限的檔案資料必須進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案資料，必須登記造冊(cè)，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭的檔案鑒定小組鑒定同意后，進(jìn)行銷(xiāo)毀，并按有關(guān)規(guī)定辦理銷(xiāo)毀手續(xù)。

（一)建立依法管理機(jī)制。

按照《中華人民共和國(guó)檔案法》和《黑龍江省檔案管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定，各單位要把檔案工作所需經(jīng)費(fèi)納入本單位年度財(cái)務(wù)預(yù)算，為檔案工作提供必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案工作順利開(kāi)展。要逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、信息化。要采取切實(shí)有效的措施，確保檔案工作各項(xiàng)制度落實(shí)，逐步建立起依法管理檔案工作的有效機(jī)制。

（二)建立過(guò)程監(jiān)督管理機(jī)制。

使應(yīng)歸檔的文件材料達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，從文件形成的源頭抓起，實(shí)行過(guò)程管理。負(fù)責(zé)文書(shū)工作和檔案管理工作的人員要及時(shí)溝通配合，對(duì)往來(lái)文件材料及時(shí)登記整理，并按檔案管理有關(guān)規(guī)定，向檔案管理部門(mén)移交。

科研項(xiàng)目和基建項(xiàng)目檔案管理要做到“三同步”，即部署科研項(xiàng)目、落實(shí)基建項(xiàng)目要與建立和開(kāi)展檔案工作同步進(jìn)行；檢查科研項(xiàng)目、基建項(xiàng)目完成情況要與檢查檔案工作開(kāi)展情況同步進(jìn)行；科研成果鑒定、基建項(xiàng)目驗(yàn)收要與科研項(xiàng)目檔案、基建項(xiàng)目檔案驗(yàn)收同步進(jìn)行，確�？蒲许�(xiàng)目、基建項(xiàng)目應(yīng)歸檔的文件材料及時(shí)歸檔，并達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

檔案部門(mén)或檔案工作人員要參加本單位產(chǎn)品鑒定、科研課題審定及成果鑒定、基建項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的工作，以便于文件材料收集歸檔。

（三)建立激勵(lì)機(jī)制。

各單位要把檔案工作納入工作檢查、考核、評(píng)比等活動(dòng)中，作為評(píng)比的內(nèi)容之一。對(duì)檔案工作做出突出貢獻(xiàn)的領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員及相關(guān)人員，按照《黑龍江省檔案管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定，給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。

（一)我廳將按照檔案工作的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)所屬（管)單位的檔案工作進(jìn)行年度檢查指導(dǎo)，力爭(zhēng)檔案管理水平在近一兩年內(nèi)上一個(gè)新臺(tái)階。要積極組織檔案工作人員參加檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)水平。要積極配合檔案行政管理部門(mén)，依法對(duì)衛(wèi)生科技單位檔案工作進(jìn)行檢查，推動(dòng)檔案工作規(guī)范有序地開(kāi)展。

（二)各單位要明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，并幫助檔案部門(mén)研究解決工作中的實(shí)際問(wèn)題。要把檔案工作作為本單位一項(xiàng)重要工作，納入規(guī)劃，納入年度工作計(jì)劃，納入年度財(cái)務(wù)預(yù)算。部署年度工作任務(wù)同時(shí)部署檔案工作任務(wù)；檢查年度工作同時(shí)檢查檔案工作開(kāi)展情況；總結(jié)年度工作同時(shí)總結(jié)檔案工作為各項(xiàng)工作服務(wù)發(fā)揮的作用。要配備適應(yīng)檔案工作需要的工作人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。要提供適應(yīng)保管檔案需要的庫(kù)房，對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。要增強(qiáng)檔案的安全防護(hù)意識(shí)，采取切實(shí)有效的措施，確保檔案的安全。

（三)各級(jí)衛(wèi)生行政管理部門(mén)要按照《中華人民共和國(guó)檔案法》和《黑龍江省檔案管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定，依法加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生科技單位檔案工作的監(jiān)管，開(kāi)展經(jīng)常性的檔案行政執(zhí)法檢查，力求解決問(wèn)題。要深入實(shí)際開(kāi)展調(diào)查研究，認(rèn)真研究探索衛(wèi)生科技單位檔案工作的發(fā)展規(guī)律，以便加強(qiáng)管理和指導(dǎo)。要善于發(fā)現(xiàn)典型，培養(yǎng)典型，推廣典型經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)衛(wèi)生科技單位檔案工作健康有序地開(kāi)展。